業務の適正を確保するための体制

業務の適正を確保するための体制についての決定内容及び当該体制の運用状況の概要は以下のとおりであります。

(1)当社及び子会社から成る企業集団(以下、「当社グループ」という。)における業務の適正を確保するための体制

  • ①当社グループ各社が自立的に業務の適正を確保するための体制を整備することを基本としつつ、当社が適切な管理及び支援を行うことにより、当社グループにおける業務の適正の確保を図る。
  • ②「関係会社管理規程」を制定し、当社グループ各社に、一定の重要事項について、当社の事前承認又は報告を義務付ける。
  • ③子会社における業務の適正性を監視できる体制とするため、当社の役職員、若しくは当社の役職員相当に業務の適正性を監視できると認められる者が子会社の取締役若しくは監査役として就任する。また、子会社に対して当社の内部監査部門が直接監査し得る体制、及び監査役・監査役会が直接調査し得る体制とし、その報告は直接当社の代表取締役社長に報告される体制とする。
  • ④子会社の計数管理に関しては経理部門が分掌し、連結決算作成の管理監督を行う。
  • ⑤当社グループ各社の役員で構成される経営会議を開催し、業績及び各事業部門の業務進捗管理並びに業務執行状況について検討を行い、適切な対応を行う。
  • ⑥子会社のうち、株式会社については原則として取締役会設置会社とする。

【運用状況の概要】

  • ①③原則として当社の役職員、若しくは当社の役職員相当に業務の適正性を監視できると認められる者が子会社の取締役又は監査役として就任し、子会社における業務の適正性を監視しております。また、子会社に対して当社内部統制・監査室が直接監査し得る体制、及び監査役・監査役会が直接調査し得る体制とし、その結果は直接当社代表取締役社長に報告しております。
  • ①⑤当社グループ各社の役員で構成される経営会議を毎月1回開催し、子会社の業務執行状況等について検討・対応をしております。
  • ②「関係会社管理規程」を策定し、社内グループウェア上に掲示する等によりこれを周知し、当社グループ各社に、一定の重要事項について、当社の事前承認又は報告を義務付けております。
  • ④子会社の計数管理は経理部が分掌し、連結決算作成の管理監督を行っております。
  • ⑥当社グループでは、株式会社については原則として取締役会設置会社としております。

(2)当社グループ各社の取締役、使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • ①当社は、「倫理憲章」及び「企業理念」並びに「行動理念」を経営の基本として策定し、当社グループはその規模や特性に応じて業務運営の効率性、情報の正確性、コンプライアンス体制を充実強化し、会社資産の健全化を追求する。これを実践するため、法令、定款の遵守はもとより、別に定める「コンプライアンス規則」等に基づく行動規範・企業倫理の遵守の徹底を図る。また、当社グループ各社の取締役及び使用人がこうした社会規範・倫理・法令等の遵守及び浸透を率先垂範することにより、公正かつ適切な企業活動の実現と社会との調和を図るものとする。
  • ②これらの体制を監視・見直し・改善することを目的に設置されているコンプライアンス・リスク管理委員会を通じ、更なるコンプライアンス体制の強化につなげる。
  • ③財務報告の信頼性を確保するため、財務報告に係る内部統制を構築し、その体制の整備・運用状況を定期的に評価するとともに、維持・改善を図る。
  • ④当社グループ内の企業倫理相談窓口、及び外部通報相談窓口を設置し、法令違反その他コンプライアンス上の問題について適切な対応を行う。
  • ⑤上記④に関する通報者の氏名及び情報等は秘匿し、通報者に対して、法令違反等を通報したことを理由として、いかなる不利益な取扱いもしてはならないものとする。

【運用状況の概要】

  • ①「倫理憲章・企業理念・行動理念」及び「グループコンプライアンス規則」を策定し、社内グループウェア上に掲示する等により周知徹底を図っております。
  • ②当事業年度においてコンプライアンス・リスク管理委員会を4回開催し、グループ内における法令遵守状況及び問題点等を報告し、発生原因・対応策等について議論・改善を行っております。
  • ③当社内部統制・監査室において、グループ内の各事業拠点を対象に財務報告に係る内部統制評価を実施し、必要に応じて改善を図っております。
  • ④⑤社内・社外に内部通報窓口を設け、法令違反その他コンプライアンス上の問題について適切な対応を行う体制を確保しております。また、内部通報窓口へ報告及び相談を行ったことを理由として、当該従業員が人事処遇その他の不利益を受けない旨を「グループコンプライアンス規則」に定め、周知徹底を図っております。

(3)当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制及び子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制

  • ①「文書管理規程」に基づき、当社の所管する部署は、法定の議事録及び任意の経営会議議事録の他、重要な職務の執行に係る文書等を、その添付資料とともに、社内規程の定めるところによりこれを適切に保管し管理する。
    また、当該資料については、当社の取締役・監査役が常時閲覧することができるものとする。
  • ②「関係会社管理規程」に基づき、子会社の取締役等は、子会社における法定の議事録の写し等の文書を当社に提出することにより、子会社の取締役等の職務執行に係る事項を報告する。また、当該資料については、当社の取締役・監査役が常時閲覧することができるものとする。

【運用状況の概要】

  • ①取締役会議事録等の法定議事録及び経営会議議事録等は、所管部署において「文書管理規程」に定めた保存年限に基づき適切に保管・管理し、当社の取締役・監査役から当該資料の閲覧を請求された際には適切に対応しております。
  • ②各子会社における法定議事録の写し等は、当社総務部が適宜提出を受け、保管・管理し、当社の取締役・監査役から当該資料の閲覧を請求された際には適切に対応しております。

(4)当社グループにおける損失の危険の管理に関する規程その他の体制

リスク管理については以下の内容にて取組むものとする。

  • ①適正なリスク管理体制の構築・運営及び対応のため「リスク管理規程」を制定し、事業上のリスク管理に関する基本方針や体制を定める。
  • ②上記規程に基づき、具体的な手順を記述した「リスク管理マニュアル」を制定し、潜在するリスクに対する情報の抽出及び評価を行い、迅速かつ実践的な対処を可能にする。
  • ③社内外で想定される将来リスクを的確に予測・整理し、事前に対策を講じること等を主目的とするリスク管理部門を中心として、各部門において一層のリスク管理体制強化を図るものとする。
  • ④上記にも関わらず不測の事態が発生した場合は、リスク総括責任者を本部長とする対策本部を発足し、速やかな調査と対応策を実践する。

【運用状況の概要】

  • ①事業上のリスク管理に関する基本方針や体制を「リスク管理規程」に定め、社内グループウェア上に掲示する等によりこれを周知し、適正なリスク管理体制の構築・運営及び対応に努めております。
  • ②③リスク情報の抽出及び評価を行う手順を「リスク管理マニュアル」に定め、運用しております。また、当該マニュアルにおいて、具体的なリスク収集手法やリスクの管理手順を整備し、社内外で発生することが想定される将来リスクや潜在リスクに対し、迅速かつ実践的な対応を行っております。
  • ④不測の事態が生じた場合における対策本部の発足及び速やかな調査と対応策を決定・実施する手順を「リスク管理規程」に定めておりますが、当事業年度において該当事項はございません。

(5)当社グループ各社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  • ①当社の取締役会は月1回の定時取締役会及び随時開催される臨時取締役会にて経営の重要事項及び個別案件の決議を適時行うものとする。また、子会社の取締役会においても定時取締役会及び随時開催される臨時取締役会にて経営の重要事項及び個別案件の決議を適時行うものとする。
  • ②電子稟議システムの活用により社外からでも稟議の閲覧、決裁を可能とし、意思決定の迅速化及び経営効率の向上を図る。
  • ③決定に基づく職務の執行については「組織規程」「職務分掌規程」及び「職務権限規程」等に基づき担当役員が各責任者に対して指示し、執行される。また、内容が部門間にまたがるような場合は担当役員間にて調整を行い、効率的な執行体制を確保する。

【運用状況の概要】

  • ①当事業年度においては、定時取締役会を12回、臨時取締役会を9回開催し、経営に関する重要事項及び個別案件の決議を行っております。また、子会社においては3ヶ月に1回以上の頻度で定時取締役会を、また、必要に応じて臨時取締役会をそれぞれ開催し、経営に関する重要事項及び個別案件の決議を行っております。
  • ②当社では電子稟議システムの利用により社外からでも稟議申請案件の閲覧・決裁が可能な体制を整え、意思決定の迅速化を図っております。
  • ③「組織規程」「職務分掌規程」及び「職務権限規程」を策定し、各部署における職務の分掌及び職位毎の権限を明確にし、業務の組織的かつ効率的な運営が可能となる体制を確保しております。

(6)監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人の取締役からの独立性及び当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する体制

  • ①監査役が必要とした場合は、職務を補助する使用人を置くものとする。その場合当該使用人の任命、異動、評価等人事権に係る事項については監査役会の意見を尊重した上で行うものとし、その独立性及び監査役の指示の実効性の確保に努める。
  • ②監査役の職務を補助する使用人は、その職務にあたっては、監査役の指示にのみ従うものとする。

【運用状況の概要】

  • ①②監査役の職務を補助する使用人の任命、人事評価等の事項は「監査役監査基準」に定められております。現在、監査役会の要請により監査役の職務を補助する使用人を兼務にて2名選任しております。

(7)監査役への報告をするための体制及び報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないことを確保するための体制

  • ①当社の取締役及び使用人並びに子会社の役職員(これらの者から報告を受けた者を含む。以下、本項において同じ。)は、当社の監査役の要請に応じて業務の執行状況の報告を行う。
  • ②当社の取締役及び使用人並びに子会社の役職員は、当社グループに重大な損害を与える事実が発生し得るおそれがあるとき、また、当社グループ各社の役職員による重大な違反行為を発見したときは、直ちに当社の監査役へ報告するものとする。
  • ③当社の監査役は常時必要に応じ、当社の取締役及び使用人並びに子会社の役職員に対して直接説明を求めることができる。
  • ④当社の監査役は、当社グループ各社の取締役会及び経営会議の他、意思決定の過程、執行状況の把握のため随時委員会等の会議に出席することができる。また、代表取締役社長との定期的な意見交換により経営方針の確認等意思の疎通に努める。
  • ⑤当社グループ内の企業倫理相談窓口、又は外部相談窓口に法令違反その他コンプライアンス上の問題について、内部通報があった場合における、当社の監査役への迅速な報告体制を確保するものとする。
  • ⑥上記①及び②の報告をした者に対して、当該報告をしたことを理由として、いかなる不利益な取扱いもしてはならないものとする。

【運用状況の概要】

  • ①③必要に応じて監査役が当社の取締役、使用人及び子会社の役職員に対し、直接、業務の執行状況等について説明を求めることが可能な旨が「監査役監査基準」に定められております。また、監査役から要請を受けた当社の取締役、使用人及び子会社の役職員は、その要請に対し適切に対応しております。
  • ②当社及び子会社の役職員は、当社グループに対し重大な損害を与える事実が発生し得るおそれがあるとき、及び当社グループ各社の役職員による重大な違反行為を発見したときは、当社監査役に報告することが「監査役監査基準」に定められており、運用しております。
  • ④監査役は、当社グループ各社の取締役会及び経営会議等の会議に出席し、意見を述べることができる旨が「監査役監査基準」に定められており、運用しております。また、四半期に一度、代表取締役と監査役との間で意見交換会を実施し、経営方針・会社が対処すべき課題等を共有しております。さらに、従来より国内子会社との間でグループ監査役連絡会を毎月開催し、子会社監査役との情報共有・連携を図っていることに加え、昨年度に開始した海外子会社との監査役連絡会を今年度も開催いたしました。
  • ⑤⑥監査役に対し報告をした者が、報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けない体制を整備する旨を「グループコンプライアンス規則」に定め、適切に運用しております。また、社内・社外に内部通報窓口を設け、内部通報窓口に寄せられた情報は監査役へ報告する体制を確保しております。

(8)監査役の職務の執行について生ずる費用等の処理に関する体制

監査役の職務の執行について生ずる費用等の請求の手続を定め、監査役から前払い又は償還等の請求があった場合には、当該請求に係る費用が監査役の職務の執行に必要でないと明らかに認められる場合を除き、所定の手続に従い、これに応じるものとする。

【運用状況の概要】

監査役の職務執行の際に生じた費用等の請求については「監査役監査基準」に定められており、所定の手続きに従って監査役からの費用の請求、及びそれに対する支払いを行っております。

(9)反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその整備

  • ①当社グループは、反社会的勢力との一切の関係を遮断し、反社会的勢力による不当要求には毅然とした姿勢で対応する。
  • ②当社は、「反社会的勢力排除規程」を制定し、反社会的勢力から不当要求を受けた場合の対応部署は総務部門として、社内各部門長、警察等の外部専門機関と緊密に連携し組織的に対応する。

【運用状況の概要】

  • ①②当社グループでは、反社会的勢力の排除に向けた基本方針と対応について「反社会的勢力排除規程」及び「不当要求・暴力行為対応マニュアル」に定め、従業員に対し周知徹底を図っております。また、不当要求等に対応する対応部署を当社総務部とし、不当要求防止責任者を任命した上で、必要に応じて警察や暴力追放運動推進センター等と緊密に連携する体制を確保しております。